Guide Utilisateur

Last updated: 7 September 2020

Ce guide est aussi disponible en Italian, Anglais, Spanish, German, and Arabic.

Mise en place

Bienvenue sur Team.video! Ce guide va vous aider à vous familiariser avec les réunions visioconférences sur team.video. Si c'est votre première utilisation, commencez par cet article, il contient tout ce qu'il faut savoir pour démarrer ou rejoindre votre première réunion en ligne. Les articles suivants vous permettront de vous perfectionner.

Dans cet article:

  • Compatibilités + réseau
  • Rejoindre une réunion
  • Créer un compte
  • Démarrer une réunion
  • Fonctions de base

Compatibilités + réseau

  • Team.video est optimisé pour votre dernière version du navigateur Chrome et ne requière aucun plug-in ou téléchargement. Nous améliorons votre expérience sur Safari, Firefox, et Edge.

  • Team.video n'est pas optimisé pour utilisation sur mobile/tablette mais fonctionne avec Safari sur les téléphones et tablettes Apple, et avec Chrome sur les mobiles et tablettes Android.

Rejoindre une réunion

Pas besoin de compte pour rejoindre une réunion:

  • Ouvrez le lien d'invitation avec un navigateur compatible
  • Autorisez votre caméra vidéo en acceptant les demandes de votre navigateur
  • Personalisez avec un nom ou surnom si vous voulez
  • Appuyez sur 'Enter meeting'

Créer un compte

Créer un compte vous donne accès à toutes nos fonctions et vous laisse choisir un nom de domaine personalisé. Vous pourrez créer un espace de travail, inviter des collaborateurs et planifier des réunions.

  • Choisissez 'create account' depuis votre page d'accueil ou suivez ce lien link
  • Tapez votre adresse email ou connectez-vous avec votre compte Google
  • Si vous choisissez de vous inscrire avec votre adresse email, verifiez votre boite mail pour un message contenant un lien magic link de team.video
  • Cliquez sur le lien magic link!

Votre premier espace de travail

  • Choisissez un nom pour votre espace de travail - le nom de votre entreprise, votre nom ou ce que vous voulez. Il sera toujours inclu dans le lien de réunion workspacename.team.video/[meetingname]

  • Vous pouvez inviter des membres de votre équipe à rejoindre votre espace de travail ou bien le faire plus tard. Vous pourrez organiser des réunions et inviter des amis et collaborateurs qu'ils soient inclus dans votre espace de travail ou non
  • Ajoutez des adresses mail et choisissez ‘invite via email’ puis cliquez sur 'invite' OU
  • Copiez-collez le lien d'invitation où vous le souhaitez
  • Si vous invitez des collaborateurs par mail, ils apparaitront dans la section participants/membres, puis appuyez sur 'done' pour finir la mise en place.
  • Si vous invitez via un lien, cliquez ‘just me for now’ une fois que vous avez copié votre lien pour finir la mise en place.

Démarrer une réunion

Nous voulons que le démarrage d'une réunion soit le plus facile possible et nous vous avons mis en place plusieurs options. La plus simple est décrite ici. Pour démarrer une réunion encore plus rapidement, lisez l'article sur les intégrations.

  • La section en violet en haut de votre page d'accueil vous permet de démarrer une réunion instantanément
  • Tapez un intitulé de réunion dans la case (préremplie avec un nom choisi au hasard que vous pouvez utiliser)
  • Cliquez 'start meeting'
  • Si vous n'avez pas autorisé votre caméra et micro, autorisez votre navigateur à le faire, les flèches vous aident à les trouver
  • Cliquez 'enter meeting' pour démarrer l'appel

Fonctions de base

Votre interface de réunion est simple et puissante

  • Vos commandes de base pour le son et la vidéo sont en dessous de l'image vidéo, c'est votre barre de commande principale: à gauche vous pouvez inviter des personnes à la réunion, à droite, vous pouvez sortir de la réunion. Vous y trouverez aussi des outils tels que les fonctions d'enregistrement, le partage d'écran et les réactions.
  • La barre latérale contient des outils collaboratifs tels que le chat, les notes et ordres du jour. Sur le haut de la barre latérale avec l'ordre du jour se trouvent l'intitulé de la réunion, le lien, et les modes de confidentialité
  • Glissez sur l'image vidéo d'une autre personne pour entrer en interaction avec eux (éteindre le son, voir le profil, partager des réactions)

Espace de travail

Qu'est-ce qu'un espace de travail?

Un espace de travail est un espace dédié pour vous et votre équipe afin de vous retrouver lors de réunions en vidéo. De votre espace de travail, vous pouvez démarrer des réunions instantanément, rejoindre rapidement les réunions et appeler vos collaborateurs directement.

Domaines personnalisés

Quand vous créez un espace de travail, vous pouvez obtenir un nom de domaine personnalisé. Par exemple: votreéquipe.team.video.

Page d'accueil personnelle

Avec un compte, une fois connecté, votre page d'accueil devient votre plateforme pour tout ce qui est lié à votre espace de travail. L'image ci-dessous récapitule les fonctions disponibles sur votre espace de travail. Continuez à lire cet article pour plus de conseils sur chaque fonctionalité.

Inviter des collaborateurs à votre espace de travail

  • Sur votre page d'accueil connectée avec votre compte, invitez des collaborateurs à rejoindre votre espace de travail en faisant dérouler le menu jusqu'à la section 'Workspace members' et cliquez 'invite your team'
  • Vous pourrez copier un lien d'invitation ou inviter des collaborateurs par email
  • Vous pouvez aussi inviter des collaborateurs en allant sur 'manage workspace' en haut à gauche de votre page d'accueil connectée.

Réunions en cours & à venir

Sur votre page d'accueil connectée, juste en dessous la section violette où vous démarrez les réunions, vous trouverez toutes vos réunions à venir et planifiées.

  • Les réunions en cours sont indiquées en vert avec les collaborateurs déjà connectés visibles.
  • Les réunions à venir vous indiquent le temps restant avant le début de la réunion
  • Rejoignez une réunion en cours ou à venir en cliquant sur l'intitulé de la réunion
  • Vous pouvez accéder à plus de réunions à venir en cliquant 'view all' et vous irez vers une page dédiée avec la liste complète de vos réunions en cours, à venir, et récentes.

Planifier des réunions

Quand vous mettez en place une réunion sur team.video, vous pouvez connecter votre calendrier Google, préparer un ordre du jour et y associer des documents à l'avance, inviter des collaborateurs à travailler avec vous sur l'ordre du jour et sauvegarder des versions à finir ultérieurement.

Pour planifier une réunion

Cliquez sur l'icône calendrier à côté du bouton 'start meeting' dans la section violette en haut de votre page d'accueil connectée

OU

Cliquez sur 'Schedule a meeting' dans la section avec les réunions à venir 'upcoming meetings'.

Connectez votre calendrier

  • Cliquez 'connect calendar' dans la bande en haut du planificateur de réunion (à ce jour, ne fonctionne qu'avec le calendrier Google)
  • Cliquez 'connect calendar' dans la fenêtre qui apparaît et continuez vers la page Google qui autorise Team.video à accéder à votre calendrier Google

Préparer une réunion à l'avance

  • Attribuez un intitulé à la réunion
  • Choisissez une date et une heure
  • Donnez un objectif à la réunion
  • Préparez un ordre du jour — ajoutez des sujets et descriptifs, mettez en place une minuterie et attribuer des sujets à des collaborateurs de l'espace de travail
  • Ajoutez des images, documents en lien avec la réunion — télécharchez-les en cliquant sur le trombone. Ajoutez des liens en cliquant l'icône lien et puis collez le lien URL dans la case qui apparaît
  • Choisissez le mode de permission/niveau de confidentialité: 'workspace room', 'hidden room' ou 'public room'.
  • Invitez des collaborateurs — cliquez dans la case email sous 'invite guests' pour voir la liste de collaborateurs de l'espace de travail ou bien ajouter une personne de votre carnet d'adresse Google contacts

Invitez des collaborateurs à vous aider à préparer l'ordre du jour

  • Cliquez sur le menu trois point '...' en haut du planificateur à côté du bouton violet 'create meeting'.
  • Sélectionez 'copy a link to this page' et partagez le lien avec les personnes que vous souhaitez inviter à travailler sur l'agenda

Sauvegardé comme projet de réunion

  • Tout changement au projet de réunion sera sauvegardé automatiquement
  • Si vous ne choisissez pas de date et d'horaire pour la réunion, le projet de réunion restera dans votre liste de réunions à venir en tant que projet jusqu'à ce que vous lui attribuiez une date

Appel direct

  • Appelez un collaborateur directement en déroulant jusqu'à la section 'workspace members' de votre page d'accueil connectée
  • Cliquez l'icône vidéo à côté du nom de la personne que vous souhaitez appeler
  • S'ils sont déjà connectés dans team.video, ils recevront une notification de votre appel
  • Si vous souhaitez appeler plusieurs personnes à la fois:
    • Choisissez un collaborateur en cliquant sur leur nom
    • Choisissez un deuxième collaborateur + autant de collaborateurs que vous souhaitez appeler
    • Vous pouvez changer l'intitulé de votre appel en modifiant le titre par défaut 'Let's talk'
    • Cliquez 'start meeting' pour démarrer l'appel

Détails collaborateurs

Quelques détails personnels permettent de mieux se connaître–particulièrement quand nous sommes tous à distance.

  • Quand vous rejoignez votre première réunion une fenêtre vous permettra de vous présenter et d'ajouter quelques détails comme un lieu, un poste, etc.
  • Vous pouvez mettre à jour vos détails depuis votre page d'accueil account page OU quand vous êtes en réunion en cliquant l'icône edit à côté de vos détails sur votre flux
  • Visualisez les détails d'autres collaborateurs sur votre page d'accueil en:
    • Cliquant sur l'icône info sur leur flux quand vous êtes en appel avec eux
    • Descendez vers la section 'workspace members' de votre page d'accueil connectée et cliquez sur l'icône info à côté du nom de la personne

Réunions récentes

  • Trouvez vos réunions récentes en descendant en bas de votre page d'accueil
  • Visualisez les réunions passées auxquelles vous avez assistées ou pas
  • Trouvez l'ordre du jour, les documents, les notes et les enregistrements pour chaque réunion

Gérer votre espace de travail

  • En cliquant sur l'icône engrenage en haut de votre page d'accueil, vous irez sur la page de gestion de votre espace de travail
  • Cliquez sur l'icône de votre équipe pour mettre un nouveau visuel
  • cliquez 'edit' à côté du nom de votre équipe pour modifier le nom de votre espace de travail, cela changera le nom de domaine personnalisé et annulera tout lien de réunion existant
  • Invitez de nouveaux collaborateurs, visualisez les collaborateurs et retirez des collaborateurs en cliquant l'icône trois point '...' à droite d'un nom de collaborateur
  • Gérez/retirez des intégrations en cliquant sur l'icône '...' à droite de l'intégration
  • Vous pouvez sortir de l'espace de travail ici aussi

Sortir d'un espace de travail

  • De votre page d'accueil, choisissez 'manage workspace' en haut à gauche de votre fenêtre
  • Descendez en bas de la page de gestion de l'espace de travail et choisissez 'leave workspace' sous 'workspace access'
  • Une fois que vous sortez d'un espace de travail vous aurez besoin d'une invitation pour y participer à nouveau

Utiliser team.video

Camera & micro

  • Depuis le menu 'settings' dans la barre de tache de gauche de votre appel, vous pouvez modifier les équipements entrants et sortants pour votre son et vidéo
  • Vous pouvez aussi activer 'bandwidth saver mode' ce qui éteindra votre propre flux de caméra vidéo pour économiser votre batterie, votre processeur et votre réseau

Partage d'écran

  • Partagez votre écran en cliquant sur l'icône à gauche du bouton de sourdine en bas de votre réunion

  • On vous demandera de choisir une fenêtre ou application en particulier, ou bien votre écran complet
    • Dans Google Chrome, les choix possibles apparaîtront sous forme d'onglets
    • Le premier onglet vous permet de partager votre écran complet, pour accepter cliquez sur l'image de votre écran et appuyer sur 'share'
    • Pour partager une application ou tab en particulier (pour plus de discrétion) cliquez sur un onglet, choisissez l'application ou l'onglet à partager et appuyez sur le boutton bleu 'share'(il ne sera bleu que si quelquechose à partager a été choisi)
  • Pour arrêter le partage, trouvez la bannière Chrome et cliquez 'stop' ou retournez sur votre onglet de réunion team.video et recliquez le bouton de partage d'écran (il sera maintenant vert)

  • Plusieurs participants peuvent simultanément partager leurs écrans pendant une reunion sans avoir besoin de se coordonner. L'écran partagé apparaît comme un flux vidéo-cliquez dessus pour l'agrandir.
  • Vous pouvez zoomer dans l'écran partagé avec la souris en déroulant ou avec le pavé tactile. Vous pouvez aussi circuler sur les écrans partagés en cliquant et glissant dessus.

Modes de permission et confidentialité

Choisissez entre trois niveaux d'accès pour votre salle de réunion: 'hidden', 'workspace', et 'public'.

  • 'Hidden room': n'apparaît pas sur votre page d'accueil, les collaborateurs ont besoin d'un lien d'accès pour rejoindre la réunion
  • 'Workspace room': est visible sur les pages d'accueil des collaborateurs. Les utilisateurs non connectés auront besoin de demander permission pour accéder à la réunion. Tout participant peut accepter ou refuser.
  • 'Public room': Toute personne avec un lien peut rejoindre la réunion inclus des invités qui n'auraient pas de compte team.video. Les invités ont accès à toutes les fonctionalités sauf l'enregistrement et peuvent aussi en inviter d'autres.

Pour choisir un mode de permission pour une réunion:

  • Dans le planificateur de réunion, trouvez 'Room permissions' à droite de la barre d'outils
  • Dans une réunion, trouvez le petit icône de cadenas à côté du titre de la réunion dans l'onglet info/agenda sur la barre latérale

Agendas/ordres du jour

Communiquez les objectifs, sujets de discussion, resources/documents et participants.

  • Tout participant peut modifier le contenu de l'ordre du jour
  • Les ordres du jour peuvent être préparés à l'avance en utilisant le planificateur de tâche
  • Ajoutez/modifiez l'intitulé de la réunion, l'objectif, les resources/documents et les sujets pendant la réunion en ouvrant la barre latérale 'agenda'
  • Élements de l'agenda:

    • Ajouter un nom de sujet et sa description en cliquant sur le texte (Agenda item 1,2 etc) et le modifiant ainsi, la description est juste en dessous
    • Assignez une durée pour chaque sujet en minutes en cliquant sur '0 mins'
    • Attribuez des sujets de discussion à des collaborateurs en cliquant sur le menu trois point '...' à côté d'un sujet et en choisissant 'assign member'(ils ne recevront pas de notification)
    • Démarrez et arrêtez la minuterie pour faire le suivi des temps de discussion pour chaque sujet en appuyant sur les icônes 'play' et 'stop' à côté des minutes de l'élément de l'ordre du jour en question
    • Quand la barre d'outil 'agenda' est fermée, le sujet en cours est visible en haut de votre écran
  • Vous pouvez visualiser l'ordre du jour d'une réunion passée en allant sur 'recent meetings' sur votre page d'accueil ou sur la liste des réunions en cliquant sur le bouton 'agenda' pour cette réunion

Ressources/Documents

Ajouter des fichiers

  • Vous pouvez ajouter des fichiers en cliquant sur l'icône trombone à droite du titre 'Resources' OU vous pouvez glisser/déposer le fichier dans la fenêtre du navigateur
  • Téléchargez tout type de fichier (pdf, png, doc, ppt, etc) n'excédant pas la taille de 40M max

Ajouter des liens

  • Ajoutez un lien en cliquant l'icône de lien et en collant l'adresse internet dans la fenêtre prévue à cet effet

Vous pouvez visualiser les ressources/documents d'une réunion après la fin de la réunion en allant sur 'recent meetings' sur vote page d'accueil ou sur la liste des réunions en cliquant sur le bouton 'resources' pour cette réunion

Notes

Prenez des notes ensemble en temps réel sans avoir à partager votre écran ni utiliser une autre application avec la fonctionnalité 'Notes' intégrée à team.video.

  • Tous les participants peuvent voir les notes, il n'y a pas de mode privé
  • Les notes sont automatiquement sauvegardées à la réunion et peuvent être exportées sur Google Docs à tout moment en cliquant la flèche descendante à côté du titre des notes et en choisissant ‘export to google docs’
  • Les liens contenus dans les notes s'ouvriront dans un nouvel onglet
  • Pour formater le style du texte dans Notes, utilisez la barre d'outil en bas ou les commandes clavier suivantes:
    • La première ligne de notes devient le titre de l'onglet par défaut, vous pouvez le modifier
    • Ctrl-B pour Gras
    • Ctrl-I for Italique
    • Crochets ouverts et fermés [ ] pour sélectioner/cocher une case
  • Vous pouvez visualiser les notes d'une réunion après la fin de la réunion en allant sur 'recent meetings' sur votre page d'accueil ou sur la liste des réunions en cliquant sur le bouton de notes pour cette réunion.

Chat

Envoyez des messages et fichiers à tous les participants dans la réunion.

  • Tous les participants peuvent voir tous les messages envoyés
  • L'historique du 'chat' est sauvegardé automatiquement
  • On ne peut pas effacer ou modifier les messages à ce jour
  • Téléchargez tout type de fichier (pdf, png, doc, ppt, etc) avec une taille de fichier de 40M max. Cliquez sur l'icône trombone ou glissez/déposez le fichier dans la fenêtre de texte.
  • Les liens peuvent être partagés dans 'chat' et s'ouvriront dans un nouvel onglet

Statistiques des participants & intervenants

Visualisez une liste de tous les participants à la réunion, gérez le son des participants, visualisez les temps de parole de chacun dans ‘speaker stats’ et invitez des personnes à rejoindre la réunion

  • Allez sur la barre latérale des participants
  • Déactivez ou réactivez le micro des participants en cliquant sur l'icône de son à côté de leur nom
  • Visualisez les statistiques de temps de parole des intervenants pour voir qui a parlé le plus
  • Invitez des participants à rejoindre la réunion

Game

Amusez-vous et tissez des liens au sein de votre équipe en jouant un jeu de lettres avec vos collaborateurs pendant que vous attendez le début de votre réunion.

  • Devinez des mots en utilisant votre clavier pour les taper ou en cliquant sur chaque lettre. Les couleurs indiquent les mots de même longueur
  • Utilisez l'icône de permutation/échange à gauche pour réarranger vos lettres
  • Appuyer sur 'enter' pour soumettre un mot
  • Vous pouvez sortir du jeu et démarrer la réunion à tout moment en cliquant le bouton "Start meeting" en haut.
  • Appuyez sur “finish” pour découvrir les réponses.

Feedback emoji

  • Partagez vos réactions sans devoir réactiver votre micro ou interrompre la réunion avec le feedback emoji.
  • Levez la main ou mettez votre statut en mode absent ou écoute 'just listening'
  • Partagez un feedback directement et individuellement en public ou privé
  • Les réactions publiques sont visibles sur votre flux vidéo pendant 5s, allongez ce temps en cliquant sur la minuterie à côté de la réaction
  • Les statuts restent visibles jusqu'à ce que vous les effaciez
  • Le feedback directe apparaît dans une bande vers le bas de l'écran

Enregistrement

L'enregistrement est en cours d'expérimentation et peut présenter des dysfonctionnements.

  • Pour démarrer un enregistrement, cliquez sur le bouton rond en haut à gauche des commandes centrales situées sous votre écran de réunion
  • Cliquez à nouveau sur le bouton pour arrêter l'enregistrement
  • Vous pouvez réaliser plusieurs enregistrements dans une même réunion
  • Tout participant peut démarrer et arrêter les enregistrements depuis son ordinateur de bureau ou son mobile
  • Les enregistrements sont seulement accessibles aux participants de la réunion. Ils sont disponibles via la page d'accueil ou depuis la page 'view recordings' dans votre menu de compte. Les enregistrements peuvent être téléchargés et partagés.

Intégrations

Slack

Démarrez des réunions depuis vos chaînes Slack et adressez vos messages en utilisant la commande /tv

Se connecter à Slack

  • Depuis votre page d'accueil connectée, trouvez 'Manage Workspace' en haut de votre écran (dans la section en violet en haut)
  • Descendez vers les intégrations et connectez-vous à votre espace de travail Slack

Les commandes Slack

  • Tapez '/tv' dans la chaîne Slack ou adressez un message et appuyez sur lq touche 'enter' de votre clavier pour créer une réunion sur la base du nom de la chaîne Slack ou du message
  • Tapez '/tv titre de la réunion' pour créer une réunion avec un lien spécifique

Ces commandes créeront un lien vers votre réunion team.video dans la chaîne Slack ou le message. Cliquez sur le lien et la réunion démarrera dans votre navigateur par défaut.

Calendrier Google

Synchronisez vos réunions, participants, et agendas avec votre calendrier Google

Une fois votre calendrier Google synchronisé avec team.video:

  • Les réunions planifiées sur team.video apparaissent automatiquement sur votre calendrier Google
  • Ajoutez un lien team.video dans votre calendrier Google synchronisera la réunion avec vos réunions à venir dans votre espace de travail team.video
  • Créer une réunion team.video avec votre chrome extension synchronisera la réunion avec vos réunions à venir dans votre espace de travail

Extension Chrome

Installez l'extension team.video depuis Chrome web store.

  • Créez ou planifiez des réunions directement de votre navigateur en cliquant sur l'extension team.video et cliquez 'start meeting' pour créer une réunion sur le champs ou cliquez l'icône calendrier d'où vous pourrez aussi directement créer une réunion
  • Ajouter des liens team.video à vos réunions dans votre calendrier Google en utilisant le bouton team.video dans le planificateur de réunion du calendrier Google

Commandes clavier

Key Action
C Activez/désactivez la caméra
M Activez/déactivez le micro
Spacebar Tenez la barre d'espace enfoncée alors que votre micro est déactivé pour temporairement réactiver votre micro
H Interrupteur de statut “main levée”
L Interrupteur de statut “just listening”
A Interrupteur de statut “absent”
1 Réaction “pouce vers le haut”
2 Réaction “pouce vers le bas”
3 Réaction “faire un signe de la main”
4 Réaction “rire”
5 “laugh” reaction
6 Réaction “sourire”
7 Réaction “je suis partagé”
8 Réaction “Je reporte”
G Commencez le jeu
S Voir combien de temps chaque participant a parlé durant la réunion
Esc Fermer les fenêtres modales